Wenn in einem Projekt die Bearbeitungszeit erfasst werden soll, zählen meist nicht alle Kalendertage: Wochenenden und Feiertage bleiben beispielsweise außen vor. Genau dafür bietet Excel eine praktische Lösung: Mit der Funktion NETTOARBEITSTAGE lässt sich schnell ermitteln, wie viele tatsächliche Arbeitstage zwischen zwei Daten liegen. Wie sich dieses Ergebnis anschließend noch in Minuten umrechnen lässt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.
So funktioniert es:
Um die Arbeitstage zwischen zwei Datumsangaben zu berechnen, wird die Funktion NETTOARBEITSTAGE eingesetzt. Diese benötigt als Argumente das Anfangsdatum und das Enddatum. Die Funktion zieht automatisch die Wochenenden von den Arbeitstagen ab. Optional ist zusätzlich eine Angabe von freien Tagen möglich.
Jeder Arbeitstag wird dabei als ganzer Tag mit 24 Stunden berechnet.
Soll die genaue Dauer einer Bearbeitung in Minuten errechnet werden, sind noch weitere Schritte notwendig. Es wird ein Tag von den errechneten Arbeitstagen abgezogen, da sowohl beim Bearbeitungsbeginn als auch beim Bearbeitungsende die Uhrzeiten noch berücksichtigt werden müssen.
Es muss also die Uhrzeit aus der kombinierten Datums- und Zeitangabe herausgelöst werden. Um die Vorgehensweise hierfür nachzuvollziehen, ist es wichtig, zu wissen, wie Excel mit Datums- und Zeitangaben umgeht. Ein Datum ist für Excel eine fortlaufende Zahl. Die „1“ ist dabei der 01.01.1900. Ab diesem Datum wird jeden Tag um eins weitergezählt. So ist beispielsweise das Datum 26.03.2024 der 45377te Tag nach dem 01.01.1900. Eine Uhrzeit ist für Excel eine Zahl zwischen „0“ und „1“ und gibt die Anteile eines Tages an. Die Uhrzeit 12:00 wird gespeichert als „0,5“. 12 Stunden sind die Hälfte eines Tages. Eine Kombination von Datum und Uhrzeit ist für Excel eine Dezimalzahl. Der 26.03.2024 um 12:00 Uhr wird als 45377,5 gespeichert.
Um die Uhrzeit aus den Zeitangaben zu erhalten, wird die Funktion REST verwendet. Diese Funktion gibt den Rest einer Division zurück. Mit REST(Zeitangabe;1) wird die Zeitangabe durch 1 geteilt. Es verbleibt nur noch der Teil hinter dem Komma, also die Uhrzeit.
Jetzt werden die einzelnen Berechnungen zusammengefasst:
‚=NETTOARBEITSTAGE(Beginn;Ende;freie Tage)-1+REST(Ende;1)-REST(Beginn;1)
Nettoarbeitstage berechnet die vollen Arbeitstage mit jeweils 24 Stunden. Davon wird ein Tag, also einmal 24 Stunden abgezogen. Dann werden die Stunden des letzten Tages dazu addiert und die Stunden des ersten Tages abgezogen.
In der Formatierung STANDART erhält man nun eine Dezimalzahl. Der Teil vor dem Komma gibt die vollen Tage an, der Teil nach dem Komma die benötigten Stunden und Minuten.
Die erhaltene Zahl kann jetzt noch in Tage, Stunden und Minuten zerlegt werden. Mit der Funktion GANZZAHL kann die Anzahl der Tage, also der Wert vor dem Komma, berechnet werden. Mit den Funktionen STUNDE bzw. MINUTE werden die Stunden bzw. die Minuten berechnet.
Zur Berechnung der Minuten wird die Zeitdauer mit 24 für die Stunden eines Tages und mit 60 für die Minuten einer Stunde multipliziert.
Sollen Arbeitstage nicht mit 24 Stunden, sondern beispielsweise mit 8 Stunden gerechnet werden, ist eine andere Berechnung notwendig. Die Tage werden dann nicht mit 24 für die Stunden eines Tages, sondern mit den Arbeitsstunden, in unserem Beispiel 8, multipliziert.
Seminar-Tipp: In Excel mit Datum und Uhrzeit arbeiten
Wer häufiger mit Zeitangaben, Fristen oder Projektlaufzeiten in Excel arbeitet, profitiert vom Seminar Excel – Arbeiten mit Datums- und Uhrzeitfunktionen. Dort lernen Sie, wie sich Zeitdifferenzen, Arbeitstage und Uhrzeiten effizient und zuverlässig berechnen lassen – ideal für den Projektalltag.
