Die bedingte Formatierung in Excel kann sehr hilfreich sein, da man mit dieser verschiedene Bedingungen definieren und somit Zellen optisch hervorheben kann. Eine Möglichkeit hierbei sind farbige Datenbalken, die die relative Größe der einzelnen Werte darstellen. Bei der bedingten Formatierung mit Datenbalken kann es allerdings vorkommen, dass der Zahlenwert teilweise durch den Datenbalken überlagert wird. Auch bei negativen Werten kann es zu einer unerwünschten Darstellung der Datenbalken kommen. Dies beides lässt sich aber durch kleine Änderungen in der Vorgehensweise verhindern.

So funktioniert es:

Um Datenbalken anzuzeigen, markieren Sie den gewünschten Bereich. Dann rufen Sie im Register „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ auf. In der folgenden Auswahlliste wählen Sie Datenbalken und die gewünschte Farbe für die Datenbalken. Die Größe der Werte wird jetzt optisch durch die farbige Hinterlegung dargestellt.

Die Datenbalken ragen dabei teilweise in die Werte herein. Um dies anders darzustellen, sollen jetzt die Balken in der Spalte neben den Werten angezeigt werden. Dafür werden die Werte einfach in die Spalte D übertragen und die Datenbalken so wie eben beschrieben eingefügt.

Die Regel für die Datenbalken wird jetzt so verändert, dass nur noch die Balken und nicht mehr die Werte angezeigt werden. Hierfür klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen „Regeln verwalten“.

Klicken Sie in der erscheinenden Liste die gewünschte Regel an und wählen Sie „Regel bearbeiten“.

Im folgenden Fenster aktivieren Sie die Option „Nur Balken anzeigen“.

Jetzt werden nur noch die Datenbalken und nicht mehr die Werte in den Zellen angezeigt.

Wenn in der Liste ein negativer Wert enthalten ist, so geht der Datenbalken in die andere Richtung. Die Nulllinie liegt dabei jedoch nicht in der Mitte der Zelle.

Um den Nullwert in die Mitte der Zelle zu verlegen, wählen Sie im Dialogfenster, in dem die Darstellung der Datenbalken festgelegt wird, die Schaltfläche „Negativer Wert und Achse“.

Aktivieren Sie im erscheinenden Fenster unter „Achseneinstellungen“ die Auswahl „Zellmittelpunkt“.

Die Nulllinie wird jetzt in die Mitte der Zelle gelegt.

Wenn Sie „Ohne (Balken für negative Werte in der gleichen Richtung wie positive anzeigen)“ wählen, so werden für negative Werte keine Datenbalken angezeigt.

Sie arbeiten bereits einige Zeit mit Excel und kennen sich mit den Grundfunktionen gut aus. Nun möchten Sie Excel intensiver nutzen. Dann empfehlen wir Ihnen unser Online-Seminar Excel – Aufbaustufe. Wir freuen uns auf Sie!