Mit Hilfe der bedingten Formatierung können Zellen in Excel auf verschiedene Weise hervorgehoben werden. Beispielsweise kann die Größe von Zahlen durch Datenbalken sichtbar gemacht werden. Je größer eine Zahl ist, desto größer ist der zugehörige Datenbalken. Außerdem stellt Excel Symbole für die Formatierung zur Verfügung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie beide Möglichkeiten miteinander kombinieren können.
So funktioniert es:
In unserem Beispiel soll der Projektfortschritt für die einzelnen Projekte anhand von Datenbalken neben den jeweiligen Prozentzahlen sichtbar gemacht werden. Dazu werden zunächst die Daten aus der Spalte „Fortschritt“ mit Hilfe einer Formel in die nebenstehende Spalte kopiert.
Die kopierte Spalte wird jetzt im Register „Start“ mit dem Befehl „Bedingte Formatierung“ und der Auswahl „Datenbalken“ mit Datenbalken in der gewünschten Farbe formatiert.
Um in die Formatierung auch Symbole aufzunehmen, wird die Regel für die Datenbalken noch etwas verändert. Dazu rufen Sie die Auswahl „Regeln verwalten“ auf und in dem erscheinenden Dialogfenster klicken Sie auf „Regel bearbeiten“.
Durch die Aktivierung von „Nur Balken anzeigen“ werden die Zahlen ausgeblendet. Das Minimum wird auf 0 gesetzt und das Maximum auf 1,3. Dies ist notwendig, um neben den Balken noch Platz für die einzufügenden Symbole zu schaffen. 1,3 entspricht 130%, so dass der Balken bei einem Projektfortschritt von 100% nicht mehr die gesamte Zelle ausfüllt.
Um zusätzlich Symbole einzufügen, wird der Bereich mit den Datenbalken markiert und mit der Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ in der Kategorie „Symbolsätze“ der gewünschte Symbolsatz ausgewählt.
Auch diese Regel muss noch bearbeitet werden. Die Werte werden ausgeblendet durch die Auswahl „Nur Symbol anzeigen“. Ein fertiges Projekt soll mit einem grünen Haken gekennzeichnet werden. Dazu wird der Wert für den grünen Haken auf 1 (entspricht 100%) gesetzt. Für Projekte mit einem Fortschritt unter 50% soll ein rotes Kreuz erscheinen. Dazu wird der zweite Wert, für den kein Symbol erscheinen soll, auf 0,5 (entspricht 50%) gesetzt und für das Symbol wird „Kein Zellensymbol“ ausgewählt. Der Wert für das rote Kreuz passt sich automatisch an.
Nach diesen Einstellungen ist folgendes Aussehen erreicht:
Jetzt müssen die Zellen nur noch rechtsbündig ausgerichtet werden, damit die Symbole hinter den Datenbalken erscheinen.
Sie arbeiten bereits einige Zeit mit Excel und kennen sich mit den Grundfunktionen gut aus. Nun möchten Sie Excel intensiver nutzen. Dann empfehlen wir Ihnen unser Online-Seminar Excel – Aufbaustufe. Wir freuen uns auf Sie!
