In Outlook erscheint standardmäßig bei jeder eingehenden E-Mail eine automatische Pop-up-Benachrichtigung mit einigen Informationen über den Absender und den Betreff der E-Mail. Das Pop-up erscheint unabhängig davon, ob man gerade in Outlook arbeitet oder ein anderes Fenster geöffnet hat. Dies kann im Arbeitsalltag störend sein, insbesondere, wenn man täglich viele E-Mails erhält. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren möchten, können Sie dies mit wenigen Mausklicks ganz einfach tun.

So funktioniert es:

Im neuen Outlook

Gehen Sie im Outlook zu Ansicht und wählen Sie Ansichtseinstellungen aus.

Wählen Sie nun im Bereich Allgemein die Option Benachrichtigungen aus.

Hier können Sie jetzt entscheiden, welche Benachrichtigungen Sie deaktivieren wollen. Sie können eingehende E-Mails, Kalenderbenachrichtigungen oder Benachrichtigungen über Kommentare oder Erwähnungen in Dokumenten deaktivieren.

Für eine genaue Detailauswahl klicken Sie auf die gewünschte Option, z.B. E-Mail.

Hier können Sie das Popup-Fenster deaktivieren, aber den kleinen Button (Umschlagbadge genannt) am Outlook-Symbol beibehalten. Außerdem können Sie aktivieren, dass schnell aufeinanderfolgende Benachrichtigungen als Gruppenbenachrichtigung zusammengefasst werden.

Bestätigen Sie im Ende mit Speichern.

Im klassischen Outlook

Gehen Sie auf den Reiter Datei und öffnen unten links die Optionen. Nun erscheint folgendes Fenster. Wählen Sie innerhalb der Optionen den Tab E-Mail aus.

Im Bereich Nachrichteneingang finden Sie die Option Desktopbenachrichtigung anzeigen. Entfernen Sie hier den Haken und klicken Sie anschließend auf OK.

Sie erhalten nun keine Pop-up-Benachrichtigungen mehr und können selbst entscheiden, wann Sie Ihren Posteingang auf neue E-Mails überprüfen möchten.

Individuelle Regeln

Manchmal gibt es jedoch bestimmte Absender, von denen Sie sofort wissen möchten, wenn sie Ihnen etwas schicken. Dafür gibt es im klassischen Outlook eine Lösung. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail des betreffenden Absenders und wählen Sie Regeln und dann Regel erstellen.

Im sich nun öffnenden Fenster können Sie zunächst entscheiden, welche Bedingung die E-Mail erfüllen muss, damit die gewünschte Regel angewendet wird. In diesem Fall wählen wir die Bedingung, dass der Absender immer PCS Akademie | Newsletter sein soll. Aktivieren Sie nun den Haken bei Im Fenster „Benachrichtigung bei neuen Elementen“ anzeigen und bestätigen Sie mit OK.

Nun erhalten Sie weiterhin eine Benachrichtigung als Pop-up bei eingehenden Nachrichten dieses Absenders.

Im neuen Outlook können Sie dies nicht direkt einstellen, aber es gibt dennoch eine Möglichkeit. Wählen Sie bei der Deaktivierung der Nachrichten zusätzlich das Feld Nur von bevorzugten Personen aus und markieren dann alle Kontakte, von denen Sie weiterhin Benachrichtigungen erhalten wollen, als Favorit. Klicken Sie dafür auf eine Mail und nun auf die Mailadresse. Hier können Sie über die drei Punkte diesen Kontakt als Favoriten und damit als bevorzugte Person auswählen.

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