Manche vergessen es fast, andere geben sich Mühe, etwas Originelles zu schreiben. Es ist eine gute Gewohnheit, in Outlook eine Abwesenheitsnotiz anzulegen. Unkompliziert und schnell geht das mithilfe des Abwesenheitsassistenten. Alternativ gibt es die Outlook-Regeln. Sie bieten mehr Flexibilität, sind aber mit einigen Tücken verbunden. Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten am Beispiel von Outlook 365.
Abwesenheitsassistent: Automatische Antwort schnell einrichten
Klicken Sie im Register „Datei“ in der obersten Zeile unter „Informationen“ auf die Schaltfläche „Automatische Antworten“. Es meldet sich der Outlook-Abwesenheitsassistent. Aktivieren Sie das automatische Senden von Antworten, indem Sie den entsprechenden Radiobutton auswählen. Geben Sie am besten auch einen Zeitraum an, damit das Senden der Antwort rechtzeitig wieder aufhört.
In der linken Registerkarte schreiben Sie die Nachricht an den Kollegen. Das sind für Outlook alle Absender, deren Mailadresse endet wie Ihre (hier: @beispiel-gmbh.de). In der rechten Registerkarte geben Sie Ihre Nachricht an alle anderen Absender ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links oben und entscheiden Sie sich per Radiobutton, wem Sie die automatische Antwort schicken wollen: nur den Kontakten in Ihrem Outlook-Adressbuch oder jedem Absender. Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK. Der Abwesenheitsassistent ist jetzt eingeschaltet. Er schickt die Abwesenheitsnotiz ein einziges Mal pro Absender.
Regeln definieren
Zum Definieren von Regeln gehen Sie zurück zum Fenster „Automatische Antworten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Regeln“ links unten und wählen Sie anschließend „Regel hinzufügen“. Darauf erscheint das Fenster „Regel bearbeiten“. Im oberen Bereich des Fensters geben Sie an, bei welchen eintreffenden Mails die Aktionen auszuführen sind. Zum Erstellen einer Regel für bestimmte Absender klicken Sie die Schaltfläche „Von” an und wählen Sie in Ihrem Outlook-Adressenbuch die Kontakte aus. Bei „Betreff” und „Nachrichtentext” geben Sie Wörter ein, die die eingehende Mail enthalten soll.
Im unteren Bereich des Fensters entscheiden Sie durch das Aktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen, welche Aktionen auszuführen sind, wenn eine Mail eintrifft. Sie können zum Beispiel E-Mails automatisch in einen Ordner verschieben lassen. Wichtig ist dabei, dass dieser Ordner ein Unterordner Ihres Posteingangs ist. Auch lassen sich Mails automatisch weiterleiten. Für externe Mails wird diese Aktion jedoch in vielen Organisationen von der IT-Verwaltung unterbunden.
Möchten Sie die Aktion „Antworten mit Vorlage“ benutzen? Dann ist es besonders wichtig, Filter zu setzen und die Gesamtwirkung der Einstellungen zu berücksichtigen. Outlook ist nämlich schonungslos:
- Regeln ohne Bedingungen werden bei jeder ankommenden Mail ausgeführt. Ihre Antwortvorlage ist vielleicht nicht für alle Absender ― intern sowie extern ― geeignet.
- Regeln werden unabhängig davon ausgeführt, ob der Absender schon mal eine Antwort bekommen hat. Ihre höflichen Mitteilungen könnten manchen Absendern zu viel werden.
- Regeln werden unabhängig von den Eingaben in den Registerkarten des Abwesenheitsassistenten ausgeführt. Greifen beide, dann bekommt der Absender gleich zwei Abwesenheitsnotizen. Entfernen Sie also die Texte aus den Registerkarten, oder sorgen Sie dafür, dass es keine Übereinstimmungen zwischen Registerkarteneinstellungen und Regeln gibt.
Wenn alles stimmt, klicken Sie auf OK. Die Regel wird jetzt in der Liste der „Regeln für automatische Antworten” gezeigt. Sie wird angewendet, solange das Kontrollkästchen aktiv ist und der Abwesenheitsassistent eingeschaltet bleibt. Bei Bedarf kann man mehrere Regeln erstellen.
Regeln und Benachrichtigungen verwalten
Vielleicht ist Ihnen bekannt, dass Outlook-Regeln auch über „Regeln und Benachrichtigungen verwalten” erstellt werden können. Gehen Sie dazu auf „Datei“, dann „Informationen“.
Der Vorteil dieses Interfaces ist, dass sich Ausnahmen zu Regeln definieren lassen. Der Nachteil ist, dass Sie Aktionen und Bedingungen sehen werden, die für Abwesenheitsnotizen nicht geeignet sind.
Weitere Tipps zum Arbeiten mit Outlook erhalten Sie in unserem Seminar Outlook Grundlagen. Wir freuen uns auf Sie.