E-Mail Signaturen sind wichtige Elemente der E-Mail-Kommunikation, da sie den Empfängern grundlegende Informationen über den Absender geben können, wie zum Beispiel Namen, Position, Unternehmen und Kontaktdaten. Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur kann das professionelle Image des Absenders verbessern und eine positive Wahrnehmung beim Empfänger hinterlassen. Außerdem können E-Mail-Signaturen auch dazu beitragen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen, indem sie beispielsweise den gesetzlich vorgeschriebenen Haftungsausschluss enthalten. Um sich eine oder mehrere Signaturen in Outlook anzulegen, benötigt man nur wenige Klicks.
So funktioniert es:
Wählen Sie zuerst eine Neue E-Mail Nachricht und klicken Sie dann auf Signatur.
Klicken Sie anschließend auf Signaturen. Es öffnet sich das Fenster Signaturen und Briefpapier. Wählen Sie nun Neu.
Geben Sie nun Ihrer Signatur einen Namen und bestätigen Sie mit OK. Dieser Name erscheint später in der Auswahlliste.
Unter Signatur bearbeiten geben Sie den gewünschten Text ein. Schriftart, Farbe und andere Stilmittel finden Sie unter Formatierung und Stil. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, eine Grafik oder einen Link einzufügen. Die erstellte Signatur können Sie nun manuell in neue Nachrichten einfügen oder automatisch einfügen lassen.
Signatur automatisch einfügen
- Im Signatureditor finden Sie rechts das Feld Standardsignatur auswählen.
- Legen Sie nun fest, zu welchem E-Mail-Konto Sie die Signatur hinzufügen möchten.
- In der Liste Neue Nachrichten wählen Sie die Signatur aus.
- Unter Antworten/Weiterleiten legen Sie fest, ob die Signatur auch Antworten und weitergeleiteten Mails hinzugefügt werden soll. Anderenfalls wählen Sie „(ohne)“.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl unten rechts mit OK.
Sie würden gerne intensiver mit Outlook arbeiten und weitere Funktionen kennenlernen? Weitere Tipps zum Arbeiten mit Outlook erhalten Sie in unserem Online-Seminar „Outlook – Grundlagen„. Wir freuen uns auf Sie!