Um den Inhalt von Berichten, wissenschaftlichen Arbeiten oder längeren Abhandlungen übersichtlich zu gestalten, legt man auf den ersten Seiten ein Inhaltsverzeichnis an. Es von Hand zu erstellen, ist mühevoll, erfordert eine hohe Konzentration und eventuell umfangreiche Nachbesserungen. Deshalb bietet Word die Möglichkeit, ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu erstellen und dieses bei Änderungen im Dokument zu aktualisieren.
So funktioniert es:
Grundlage für das automatische Inhaltsverzeichnis ist die Verwendung der Überschriftsformatvorlagen, die sich im Register „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ befinden. Formatieren Sie alle Überschriften Ihres Dokuments mit den passenden Überschriftsformatvorlagen. Word bietet Überschriften für bis zu 9 Ebenen an. In der Liste der Formatvorlagen werden anfangs nur „Überschrift 1“ und „Überschrift 2“ angezeigt. Nutzen Sie „Überschrift 2“, so erscheint automatisch „Überschrift 3“, usw.
Stellen Sie dann den Cursor an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Dies ist üblicherweise der Beginn des Dokuments. Falls gewünscht, fügen Sie über die Tastenkombination STRG + RETURN einen Seitenumbruch ein.
Um das Inhaltsverzeichnis einzufügen, klicken Sie im Register „Referenzen“ in der Gruppe „Inhaltsverzeichnis“ auf die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis“. Im oberen Bereich werden vollständig formatierte Inhaltsverzeichnisse angeboten. Über den Eintrag „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“ haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, ein Inhaltsverzeichnis mit eigenen Einstellungen zu erstellen.
Im erscheinenden Fenster können Sie das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses einrichten. Mit dem Feld „Ebenen anzeigen“ bestimmen Sie, wie viele Ebenen in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen. Bei sehr großen Dokumenten werden üblicherweise nur Überschriften bis zur dritten Ebene mitgenommen.
Änderungen am Dokument, die nach dem Einfügen des Inhaltsverzeichnisses erfolgen, werden nicht automatisch im Inhaltsverzeichnis aktualisiert. Die Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses stoßen Sie an, indem Sie auf das Inhaltsverzeichnis klicken. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“ im Register „Referenzen“. Die Aktualisierung kann auch durch Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis erfolgen. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Eintrag „Felder aktualisieren“.
Im folgenden Dialogfeld wählen Sie aus, ob Sie nur die Seitenzahlen oder das ganze Inhaltsverzeichnis aktualisieren möchten. Haben sich Überschriften geändert, sind hinzugekommen oder weggefallen, ist es notwendig den Eintrag „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ zu wählen.
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