Um den Inhalt von umfangreichen Geschäftsberichten, wissenschaftlichen Arbeiten oder längeren Abhandlungen übersichtlich zu gestalten, legt man auf den ersten Seiten ein Inhaltsverzeichnis an. Es von Hand zu erstellen, ist mühevoll, erfordert eine hohe Konzentration und eventuell umfangreiche Nachbesserungen. Deshalb bietet Word die Möglichkeit, ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu erstellen und dieses bei Änderungen im Dokument zu aktualisieren.
So funktioniert es:
Grundlage für das automatische Inhaltsverzeichnis ist die Verwendung der Überschriftsformatvorlagen, die sich im Menüband „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ befinden. Formatieren Sie alle Überschriften Ihres Dokuments mit den passenden Überschriftsformatvorlagen. Erstellen Sie bei Bedarf selbst passende Formatvorlagen für Ihr Dokument. Word bietet Überschriften für bis zu 9 Ebenen an. In der Liste der Formatvorlagen werden anfangs nur „Überschrift 1“ und „Überschrift 2“ angezeigt. Nutzen Sie „Überschrift 2“, so erscheint automatisch „Überschrift 3“, usw.
Stellen Sie dann den Cursor an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Dies ist üblicherweise der Beginn des Dokuments. Falls gewünscht, fügen Sie über die Tastenkombination STRG + RETURN einen Seitenumbruch ein.
Um das Inhaltsverzeichnis einzufügen, klicken Sie im Menüband „Referenzen“ in der Gruppe „Inhaltsverzeichnis“ auf die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis“. Im oberen Bereich werden vollständig formatierte Inhaltsverzeichnisse angeboten. Über den Eintrag „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“ haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, ein Inhaltsverzeichnis mit eigenen Einstellungen zu erstellen.
Im erscheinenden Fenster können Sie das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses einrichten. Mit dem Feld „Ebenen anzeigen“ bestimmen Sie, wie viele Ebenen in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen. Bei sehr großen Dokumenten werden üblicherweise nur Überschriften bis zur dritten Ebene mitgenommen.
Über den Punkt „Optionen“ können Sie die Formatvorlagen auswählen, die Sie für die Überschriften verwendet haben, wenn Sie eigene erstellt haben. Über den Punkt „Ändern“ können Sie weitere Formatierungen des Inhaltsverzeichnisses ändern, z.B. Schriftart und -größe, Einzüge etc.
Inhaltsverzeichnis aktualisieren
Änderungen am Dokument, die nach dem Einfügen des Inhaltsverzeichnisses erfolgen, werden nicht automatisch im Inhaltsverzeichnis aktualisiert. Die Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses stoßen Sie an, indem Sie auf das Inhaltsverzeichnis klicken. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“. Die Aktualisierung kann auch durch Drücken der F9-Taste oder per Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis erfolgen. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Eintrag „Felder aktualisieren“.
Im folgenden Dialogfeld wählen Sie aus, ob Sie nur die Seitenzahlen oder das ganze Inhaltsverzeichnis aktualisieren möchten. Haben sich Überschriften geändert, sind hinzugekommen oder weggefallen, ist es notwendig den Eintrag „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ zu wählen.
Tipps zum Arbeiten mit umfangreichen Dokumenten:
- Erstellen Sie alle Formatvorlagen, die Sie in Ihrem Dokument verwenden wollen, vorab und formatieren Sie alle Textteile direkt.
- Wenn Sie Textteile aus anderen Dateien oder aus dem Internet einfügen wollen, verwenden Sie beim Einfügen die Variante
Damit vermeiden Sie, dass unerwünschte Formatvorlagen in Ihren Text gelangen. - Erstellen Sie Abschnitte sowie Kopf- und Fußzeile erst, wenn das Dokument inhaltlich fertig ist. Damit vermeiden Sie, dass Sie beim Überarbeiten des Textes die Struktur durcheinanderbringen.
Sie möchten sich intensiver mit Word beschäftigen? Weitere Anleitungen und Tipps erhalten Sie in unserem Seminar Word – Aufbaustufe. Wir freuen uns auf Sie!