Word: Dokumente mit einem Kennwort schützen

Kennwortschutz in Word
Foto: panthermedia.net/jamdesign

Viele am Computer erstellte Dokumente enthalten vertrauliche oder aus anderen Gründen sensible Informationen. Diese Informationen soll natürlich nicht jede Person, die das Dokument öffnet, sofort sehen können. Andere Dokumente enthalten wichtige Informationen, die unbedingt unverändert bleiben sollen. Der Kennwortschutz in Word 2016 stellt eine Möglichkeit bereit, zu verhindern, dass andere Personen ein Dokument verändern oder öffnen. Vertrauliche Informationen können so geschützt werden. Dieser Beitrag erklärt, wie es genau funktioniert.
Dokumente schützen: Die Bearbeitung sperren.

Damit ein Dokument durch andere Personen nicht weiter bearbeitet werden kann, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie zunächst das gewünschte Dokument in Word 2016. Gehen Sie auf den Registerreiter „Überprüfen“ und wählen Sie dort die Option „Dokument schützen“ aus. Wählen Sie dann „Bearbeitung einschränken“. Es öffnet sich auf der rechten Seite des Fensters eine Leiste mit weiteren Optionen, wie auf dem Screenshot zu erkennen ist.

Kennwortschutz in Word

In der Leiste „Bearbeitung einschränken“ wählen Sie nun den Punkt „Bearbeitungseinschränkungen“ und wählen Sie „Keine Änderungen (Schreibgeschützt)“. Ihr Dokument ist nun vor Änderungen geschützt. Natürlich können Sie auch Ausnahmen zulassen: Markieren Sie Bereiche des Dokuments, die trotzdem verändert werden dürfen, mit der Maus (linke Maustaste gedrückt halten und die entsprechenden Zeilen markieren). Wählen Sie in der Leiste „Bearbeitung einschränken“ nun „Ausnahmen (optional)“ und entscheiden Sie, welche Personen die markierten Stellen des Dokuments verändern dürfen. In der Standardeinstellung ist dies „Jeder“, die markierten Stellen dürfen also durch jede Person auch ohne Kenntnis des Kennwortes verändert werden.

Um den Schutz zu vervollständigen klicken Sie in der Seitenleiste nun noch auf „Ja, Schutz jetzt anwenden“ und geben Sie das gewünschte Kennwort ein. Bestätigen Sie das Kennwort durch eine erneute Eingabe und aktivieren Sie den Schutz durch einen Klick auf den Button „Ok“. Ihr Dokument lässt sich nun nicht mehr bearbeiten – mit Ausnahme der explizit als bearbeitbar ausgewählten Bereiche. Um den Schutz des Dokuments aufzuheben, wählen Sie in der Leiste „Bearbeitung einschränken“ die Option „Schutz aufheben“. Geben Sie das gewählte Kennwort ein und entsperren Sie so das Dokument.
Dokumente schützen: Die Anzeige sperren.

In manchen Fällen wollen Sie die Anzeige eines Dokuments vollständig durch ein Kennwort schützen. So kann niemand den Inhalt des Dokuments ohne das Passwort betrachten. Um einen solchen Kennwortschutz einzurichten, öffnen Sie die gewünschte Datei in Word 2016. Wählen Sie nun den Registerreiter „Datei“. Unter dem Menüpunkt „Informationen“ finden Sie die Option „Dokument schützen“. Durch einen Klick auf das Icon schlägt Ihnen Word verschiedene Möglichkeiten vor, Ihr Dokument vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Wählen Sie hier die Option „Mit Kennwort verschlüsseln“ – wie im folgenden Screenshot zu sehen ist.

Kennwortschutz in Word

Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie ein Kennwort festlegen müssen. Word weißt Sie darauf hin, dass ein Verlust des Kennwortes den Zugriff auf die Datei dauerhaft unterbindet. Um einen Datenverlust zu vermeiden, notieren Sie das gewählte Passwort an einem sicheren Ort! Nachdem Sie das Passwort bestätigt haben, fordert Word 2016 Sie aus Sicherheitsgründen dazu auf, das gewählte Passwort nochmals einzugeben. Bestätigen Sie auch die erneute Eingabe mit Hilfe des Buttons „Ok“. Fertig, Ihr Dokument ist nun mit dem gewählten Passwort geschützt.

Wollen Sie ein geschütztes Dokument in Word 2016 öffnen, so fordert Sie das Programm direkt nach dem Start zur Passworteingabe auf. Ohne das korrekte Passwort können Sie das Dokument nicht öffnen. Der Kennwortschutz in Word verschlüsselt ihr Dokument dabei mit Hilfe einer sogenannten AES 128-Bit Verschlüsselung. Diese Art der Verschlüsselung gilt als sehr sicher und ist nur mit hohem Aufwand zu überwinden. Die wie beschrieben durch ein Passwort geschützten Daten sind somit sehr sicher vor unberechtigten Zugriffen – solange Sie ein sicheres Passwort wählen, das nicht leicht zu erraten ist.
Weitere Möglichkeiten

Word 2016 bietet Ihnen weitere Möglichkeiten, ein Dokument ganz nach Ihren Bedürfnissen zu schützen. Dazu einige Beispiele.

  • Sie können deutlich machen, dass ein Dokument die finale Version darstellt. Der Vorteil: Die Rechtschreibüberprüfung und weitere Bearbeitung werden automatisch deaktiviert, um ungewollte Änderungen zu verhindern. Wählen Sie hierzu im Registerreiter „Datei“ den Menüpunkt „Informationen“. Anstatt Ihr Dokument wie oben beschrieben zu verschlüsseln, wählen Sie die Option „Als abgeschlossen kennzeichnen“. Mit einem Passwortschutz verbunden ist diese Art des Dokumentschutzes jedoch nicht.
  •  Anstatt wie oben beschrieben die Bearbeitung eines Dokuments vollständig zu unterbinden, können Sie einzelnen Benutzern Ihres Computers die Bearbeitung erlauben.
    Diese Option ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie sich mit mehreren Personen einen Computer teilen. Gehen Sie hierzu wie oben zum Schutz des Dokuments vor Bearbeitungen beschrieben vor. Wählen Sie unter „Ausnahmen (Optional)“ nun aus, welche Personen die markierten Bereiche bearbeiten dürfen.
  • Ebenfalls denkbar: Erlauben Sie einzelnen Benutzern bestimmte Tätigkeiten. Öffnen Sie auch hier wie beschrieben die Seitenleiste „Bearbeitung einschränken“. Wählen Sie unter „Bearbeitungseinschränkungen“ nun, was allen Nutzern des Dokuments erlaubt sein soll. Insbesondere können Sie das Überarbeiten des Textes, das Ausfüllen von Formularen oder das Einfügen von Kommentaren erlauben.
  •  Natürlich können Sie auch über den Registerreiter „Datei“ und den Menüpunkt „Exportieren“ Ihr Dokument als PDF-Datei speichern. Der Vorteil: PDF-Dateien sehen auf allen System identisch aus und können ebenfalls mit Hilfe eines Passwortes geschützt werden.

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