Word: Dokumente mit einem Passwort schützen

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Mit einem Passwort Dokumente in Word schützen. Foto: NINENII/ stock.adobe.com

Viele am Computer erstellte Dokumente enthalten vertrauliche oder aus anderen Gründen sensible Informationen. Diese Informationen sollen natürlich nicht für jeden, der das Dokument öffnet, sofort sichtbar sein. Andere Dokumente enthalten wichtige Informationen, die nicht verändert werden dürfen. Der Passwortschutz in Word bietet eine Möglichkeit, das Ändern oder Öffnen eines Dokuments durch andere Personen zu verhindern und so vertrauliche Informationen zu schützen.

Dokumente schützen: Die Bearbeitung sperren.

Damit ein Dokument durch andere Personen nicht weiterbearbeitet werden kann, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie zunächst das gewünschte Dokument in Word. Gehen Sie auf den Registerreiter „Überprüfen“ und wählen Sie dort die Option „Schützen“ aus. Wählen Sie dann „Bearbeitung einschränken“. Es öffnet sich auf der rechten Seite des Fensters eine Leiste mit weiteren Optionen.

Wählen Sie nun in der Leiste „Bearbeitung einschränken“ den Punkt „Bearbeitungseinschränkungen“ und wählen Sie „Keine Änderungen (Schreibgeschützt)“. Ihr Dokument ist nun gegen Änderungen geschützt.

Selbstverständlich können Sie auch Ausnahmen zulassen: Markieren Sie mit der Maus (linke Maustaste gedrückt halten und die entsprechenden Zeilen markieren) die Bereiche des Dokuments, die trotzdem geändert werden dürfen. Wählen Sie nun in der Leiste „Bearbeitung einschränken“ „Ausnahmen (optional)“ und legen Sie fest, welche Personen die markierten Stellen des Dokuments ändern dürfen. In der Standardeinstellung ist dies „Jeder“, d.h. die markierten Stellen können von jeder Person auch ohne Kenntnis des Passwortes geändert werden.

Um den Schutz zu vervollständigen, klicken Sie nun in der Seitenleiste auf „Ja, Schutz jetzt anwenden“ und geben das gewünschte Passwort ein. Bestätigen Sie das Passwort durch nochmalige Eingabe und aktivieren Sie den Schutz durch einen Klick auf den Button „Ok“. Ihr Dokument kann nun ohne Passwort nicht mehr bearbeitet werden – mit Ausnahme der ggf. explizit als bearbeitbar ausgewählten Bereiche.

Um den Schutz des Dokuments aufzuheben, wählen Sie in der Leiste „Bearbeitung einschränken“ die Option „Schutz aufheben“. Geben Sie das gewählte Passwort ein, um das Dokument zu entsperren.

Dokumente schützen: Die Anzeige sperren.

In manchen Fällen möchten Sie die Anzeige eines Dokuments vollständig durch ein Passwort schützen. Auf diese Weise kann niemand den Inhalt des Dokuments sehen, ohne das Passwort zu kennen. Um einen solchen Passwortschutz einzurichten, öffnen Sie die gewünschte Datei in Word. Wählen Sie nun die Registerkarte „Datei“. Unter dem Menüpunkt „Informationen“ finden Sie die Option „Dokument schützen“. Wenn Sie auf das Symbol klicken, bietet Ihnen Word verschiedene Möglichkeiten an, Ihr Dokument vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Wählen Sie hier die Option „Mit Passwort verschlüsseln“.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie ein Passwort festlegen müssen. Word weist Sie darauf hin, dass bei Verlust des Passwortes der Zugriff auf die Datei dauerhaft gesperrt wird. Um Datenverlust zu vermeiden, notieren Sie sich das gewählte Passwort an einem sicheren Ort! Nachdem Sie das Passwort bestätigt haben, fordert Word Sie aus Sicherheitsgründen auf, das gewählte Passwort erneut einzugeben. Bestätigen Sie auch die erneute Eingabe mit „Ok“. Speichern Sie Ihr Dokument erneut und es ist mit dem gewählten Passwort geschützt.

Wenn Sie in Word ein geschütztes Dokument öffnen wollen, fordert Sie das Programm direkt nach dem Start zur Eingabe des Passworts auf.

Ohne das richtige Passwort können Sie das Dokument nicht öffnen. Der Passwortschutz in Word verschlüsselt Ihr Dokument mit einer sogenannten AES 128-Bit Verschlüsselung. Diese Art der Verschlüsselung gilt als sehr sicher und ist nur mit hohem Aufwand zu überwinden. Die geschützten Daten sind somit – je nach Passwort (Kombination aus Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen!) – sehr sicher vor unberechtigtem Zugriff.

Weitere Möglichkeiten

Word bietet Ihnen weitere Möglichkeiten, ein Dokument ganz nach Ihren Bedürfnissen zu schützen. Dazu einige Beispiele.

  • Sie können deutlich machen, dass es sich bei einem Dokument um die Endfassung handelt. Der Vorteil: Die Rechtschreibprüfung und die weitere Bearbeitung werden automatisch deaktiviert, um unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern. Wählen Sie dazu im Register „Datei“ den Menüpunkt „Informationen“. Anstatt Ihr Dokument wie oben beschrieben zu verschlüsseln, wählen Sie die Option „Als abgeschlossen kennzeichnen Diese Art des Dokumentenschutzes ist jedoch nicht mit einem Passwortschutz verbunden.
  • Anstatt die Bearbeitung eines Dokuments wie oben beschrieben vollständig zu unterbinden, können Sie einzelnen Benutzern einer zentral gespeicherten Datei – z. B. in einem Firmennetzwerk – die Bearbeitung erlauben. Gehen Sie dazu wie oben beschrieben vor, um das Dokument vor Bearbeitung zu schützen. Wählen Sie nun unter „Ausnahmen (optional)“ aus, welche Personen die markierten Bereiche bearbeiten dürfen.
  • Auch möglich: Erlauben Sie einzelnen Benutzern bestimmte Aktionen. Öffnen Sie auch hier wie beschrieben die Seitenleiste „Bearbeitung einschränken“. Wählen Sie nun unter „Bearbeitungseinschränkungen“ aus, was allen Benutzern des Dokuments erlaubt sein soll. Insbesondere können Sie das Überarbeiten des Textes, das Ausfüllen von Formularen oder das Einfügen von Kommentaren erlauben.
  • Natürlich können Sie Ihr Dokument auch über den Reiter „Datei“ und den Menüpunkt „Exportieren“ als PDF-Datei speichern. Der Vorteil: PDF-Dateien sehen auf allen Systemen gleich aus und können auch mit einem Passwort geschützt werden.

 

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