Heute um 10 Uhr ein Meeting mit der Marketingabteilung, übermorgen ein Mailingversand, am Donnerstag ein Excel-Seminar, am Freitag eine Mitarbeiterbesprechung und am Dienstagabend ist auch noch ein Zahnarzttermin – nur nichts vergessen oder übersehen. Outlook hilft Ihnen dabei, indem Sie dort Ihre Termine mit verschiedenen Farben kennzeichnen können. So können Sie alle Termine, die zu einer Personengruppe, einem Projekt oder einer Abteilung gehören, auf einen Blick erfassen.
So funktioniert es:
Tragen Sie einen Termin in Ihren Kalender ein. Rufen Sie anschließend mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen Sie unter Kategorisieren die gewünschte Farbkategorie aus.
Alternativ können Sie den Termin öffnen und die Farbkategorie im Menüband über Kategorien zuweisen.
In der Grundeinstellung haben die Farbkategorien noch keine Bezeichnung. Über den Eintrag Alle Kategorien wählen Sie die Farben aus und vergeben Namen für Ihre Kategorien, zum Beispiel „Privat“, „Projekte“ und „Team“. Farben und ihre Bezeichnungen können Sie jederzeit ändern.
Die Farbkategorien stehen Ihnen für alle Outlook-Elemente zur Verfügung: Kontakte, Nachrichten, Termine, Aufgaben und Notizen. Einem Element, z.B. einer Nachricht, können eine oder mehrere Kategorien zugeordnet werden. Geschickt angelegt und konsequent genutzt, bieten Farbkategorien einen hervorragenden Überblick über alle zusammengehörenden Elemente. Sortieren Sie dazu einfach die Ansichten in den Modulen nach Farbkategorien.