Excel: Nach Farbe sortieren und filtern

Excel - nach Farben sortieren
Sortieren lohnt sich – die Grünen schmecken am besten. Foto: Ulla Blohberger

Manche höchst praktische Funktion ist in Excel zum Greifen nahe, dennoch fragen wir uns immer wieder: „Geht das eigentlich?“ Ein klassisches Beispiel davon ist das Sortieren und Filtern nach Farbe. Genauso wie man in Excel nach Werten sortieren und filtern kann, kann man es auch nach Farben. Es lassen sich die Zellfarben benutzen, aber auch die Schriftfarben sowie die Farben der Zellensymbole, die bei der Funktion „Bedingte Formatierung” angeboten werden.
Stellen Sie sich als Beispiel vor, es haben sich sieben Kandidaten (Kandidatinnen gab es keine) beworben um eine von Ihrer Firma ausgeschriebenen Stelle. Zur Vorbereitung eines Gesprächs mit Ihren Kolleginnen und Kollegen haben Sie in Excel folgende Tabelle ausgearbeitet:

Excel - nach Farben sortieren

Sie möchten diese Daten deutlicher, der Farbe nach gefiltert oder sortiert, präsentieren.

Vorab: AutoFilter einschalten oder Tabelle definieren

Es empfiehlt sich, immer vorab den AutoFilter einzuschalten, auch wenn Sie nur sortieren möchten. Markieren Sie dazu eine Zelle in Ihrem Datenbereich und klicken Sie im Register „Daten“, in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf die Schaltfläche „Filtern“. In der obersten Zelle jeder Spalte erscheinen kleine Dropdown-Schalter (die Spaltenfilter).

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Noch besser ist es, wenn Sie die Daten  als Tabelle formatieren bzw. eine Tabelle definieren.

Filtern nach Farbe

Zum Filtern nach Farbe gibt es zwei Vorgehensweisen, die dasselbe bewirken. Bei der ersten Methode markieren Sie in Ihrer Tabelle eine Zelle, die die Farbe hat, nach der Sie filtern möchten. Öffnen Sie dann per Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie unter „Filter” den Befehl „Nach der Farbe der ausgewählten Zelle filtern“ aus.

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Bei der zweiten Methode klicken Sie auf den Dropdown-Schalter in der Spalte, in der sich die Farbe befindet, nach der Sie filtern möchten. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü. Klicken Sie auf die Option “Nach Farbe filtern” und wählen Sie die entsprechende Farbe aus.

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Das Dropdown-Menü zeigt nur die Filtermöglichkeiten, die es in der Spalte tatsächlich gibt. In diesem Beispiel gibt es in Spalte A weder unterschiedliche Schriftfarben noch Zellensymbole, somit wird nur das Filtern nach Zellenfarbe angeboten.

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Beim Filtern können Sie immer nur eine Zellfarbe, Schriftfarbe oder Zellensymbol pro Spalte auswählen. Mit dem Befehl „Filter löschen”, der sich im Dropdown-Menü sowie im Kontextmenü befindet, können Sie Filter jederzeit wieder entfernen.

Sortieren nach Farbe: Die schnelle Methode

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, gibt es im Kontextmenü auch die Option „Sortieren“ und im Dropdown-Menü auch die Option „Nach Farbe sortieren“. Zum Sortieren nach Farben gehen Sie also auf dieselbe Weise vor wie beim Filtern nach Farbe.

Diese schnelle Sortierweise ist eigentlich nur für eine Farbe gedacht. Wer schlau ist, kann aber mit wenigen Klicks die Tabelle vollständig sortieren. In unserem Beispiel gelingt das, indem Sie folgende Sortierungen vornehmen: in Spalte A zuerst nach Rot, dann nach Gelb, dann nach Grün; anschließend sortieren Sie Spalte C zuerst nach Rot, dann nach Gelb, und dann nach Grün.

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Sortieren nach Farbe: Der königliche Weg

Im Dialogfeld „Sortieren“ kann man mehrere Sortierungen nacheinander ausführen lassen, sowie auch Sortierungen nach Werten und nach Farben kombinieren. Zum Aufrufen dieses Fensters markieren Sie eine Zelle in Ihrer Tabelle und klicken Sie entweder im Register „Daten“ auf die Schaltfläche „Sortieren“ oder in einem Filter-Dropdown-Menü auf „Benutzerdefiniertes Sortieren“.

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Mithilfe der Schalter oben im Dialogfeld kann man Ebenen hinzufügen, löschen und kopieren. In den Dropdown-Feldern wählen Sie für jede Ebene zuerst die Spalte und dann das Merkmal, wonach sortiert werden soll (Wert, Zellenfarbe usw.). Unter „Reihenfolge“ werden die Farben oder Symbole angeboten, die in der Spalte zur Auswahl stehen. Stimmt alles, klicken Sie auf „OK“. Die Sortierungen werden sofort durchgeführt.

Filter oder Sortierung erneut anwenden

Es gibt zwei Möglichkeiten, Sortierungen oder Filter erneut anzuwenden – beispielsweise nachdem die Tabelle ergänzt wurde. Erstens befindet sich im Register „Daten“, rechts der Schaltfläche „Filtern“, die Schaltfläche „Erneut übernehmen“. Diese funktioniert etwa wie der „Auf gut Glück”-Button bei Google, denn alle definierten Filter und Sortierungen werden sofort angewendet, ohne dass man sie vorab sehen kann.

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Alternativ können Sie ein Filter-Dropdown-Menü oder das Dialogfeld öffnen und auf OK klicken. Damit wird der jeweilige Filter oder die jeweilige Sortierung erneut angewendet.

Zum Schluss noch ein Hinweis: Eine Sortierung kann man – im Gegensatz zu einem Filter – nicht wirklich „entfernen“. Man kann sie nur durch eine andere Sortierung ersetzen. Das bedeutet auch, dass ein Klick auf den Schalter „Von A bis Z sortieren“ gegebenenfalls alle Ihre sorgfältig definierten Ebenen löscht!

Weitere Tipps zum Arbeiten mit Excel erhalten Sie in unseren Excel-Seminaren. Wir beraten Sie gerne.

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