Word: Randnotizen einfügen

Randnotizen – in der Fachsprache als Marginalien bezeichnet – sind kurze Erläuterungen, Zusammenfassungen, Ergänzungen oder Kommentare zum Inhalt einer Seite. Marginalien stehen außerhalb des Satzspiegels am linken oder rechten Rand einer Seite. Aufgrund ihrer besonderen Anordnung ziehen sie die Aufmerksamkeit der Leser auf sich und unterstützen so die Verständlichkeit des Inhalts.  Obwohl ein Textlayout  mit Marginalien recht anspruchsvoll anmutet, benötigen Sie dafür kein spezielles Layoutprogramm.  Word reicht vollkommen aus.

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Einheitliche Optik ist das Ziel

Ein gutes Layout setzt voraus, dass Form und Position der Randnotizen klar definiert sind. Wie sollen sie aussehen? Wo sollen sie platziert werden? Und – ganz wichtig – wie lassen sich bei Bedarf weitere Randnotizen einfach per Mausklick erzeugen?  Ein Tipp vorab: Fügen Sie keinesfalls einzelne, individuell gestaltete Textfelder oder Ähnliches als Marginalien ein. Damit kommen Sie weder schneller voran, noch erreichen Sie ein exaktes Ergebnis, denn diese Elemente sind nicht mit dem Satzspiegel verknüpft. Verwenden Sie stattdessen die Formatvorlagen in Word, die Ihnen ein einheitliches Erscheinungsbild garantieren. Das Zuweisen der Formatierung damit geht einfach und schnell. Spätere Änderungen an Randnotizen, die mit  einer Formatvorlage verknüpft sind, passen sich automatisch an das definierte Layout an.

Erster Schritt: Das Dokument vorbereiten

Um am linken Rand Ihrer Seiten Platz für die Marginalien zu schaffen, legen Sie einen linken Seitenrand von 6 cm  fest. Der Haupttext im Beispiel ist mit der Formatvorlage “Standard” verknüpft.

 

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Zweiter Schritt: Die Formatvorlage gestalten

Um eine neue Formatvorlage zu erstellen,  blenden Sie am besten den Formatvorlagen-Bereich ein. Klicken Sie dazu im Register “Start” rechts auf die Gruppe “Formatvorlagen”. Der kleine Pfeil rechts unten öffnet das Fenster “Formatvorlagen”.

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Platzieren Sie Ihren Cursor in Ihren Haupttextfeld, das  mit der Formatvorlage “Standard” formatierten ist. Klicken Sie im unteren Teil des Aufgabenbereichs auf die Schaltfläche “Neue Formatvorlage”.Die Formatvorlage “Standard” wird nun   Grundlage Ihrer neuen Formatvorlage.

Unsere Formatvorlage erhält den Namen “Marginalie”, der Text wurde auf Schriftgröße 9 Punkt, fett, dunkelblau gesetzt und mit einer Nummerierung versehen.

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Weisen Sie nun im Dialogfeld der neuen Formatvorlage einen Positionsrahmen zu. Dieser funktioniert ähnlich wie ein frei bewegliches Textfeld, besitzt jedoch keine sichtbare Hintergrundfläche.

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Mit der Einstellung “Textumbruch: umgebend”, einer Breite von genau 4 cm und einem Abstand zur Seite von 1 cm platzieren Sie ihn exakt in die Mitte des zuvor eingestellten Seitenrandes.

Die neue Formatvorlage “Marginalie” fügt sich nun im Register “Start” in die Übersicht der vorhandenen Formatvorlagen ein.

Um eine neue Randnotiz zu erstellen, wählen Sie die Formatvorlage “Marginalie” aus. An der definierten Stelle erscheint ein kleiner Positionsrahmen, in den Sie nun Ihre Randnotiz eingeben. Alternativ schreiben Sie den Text Ihrer Randnotiz (z.B. oberhalb des Hauptextes), markieren ihn und weisen ihm anschließend die Formatvorlage “Marginalie” zu. Aussehen und Positionierung aller Marginalien sind jetzt einheitlich und wirken professionell.

Weitere Tipps zum Arbeiten mit pfiffigen Formatvorlagen   erhalten Sie in unserem Seminar “Word – Vorlagen und Formulare“.

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