Für leistungsstarke Auswertungen in Excel benötigt man in der Regel Tabellen, in denen die Datensätze in Listenform vorliegen. Damit ist es unter anderem möglich, Pivot Tabellen zu erstellen, um einfach und schnell Daten zu verdichten und Kennzahlen zu ermitteln. Doch in der Realität wird man oft mit etwas anderem konfrontiert: Gewachsene Tabellen oder Datenexporte, die nicht diese Form haben und bei denen man den Aufwand scheut, sie umzustrukturieren. Sehr erfreulich ist, dass Microsoft in Office 365 hierbei Hilfe anbietet. So kann man Strukturen, die auf den ersten Blick für einfache Auswertungen unbrauchbar erscheinen, mit nur zwei einfachen Formeln in eine perfekte Datenliste überführen.
So funktioniert es:
Als Ausgangsbasis nehmen wir diese Tabelle
Es ist direkt ersichtlich, dass zum Beispiel datums- oder kundenbezogene Umsatzsummen nur mit komplizierteren Formeln errechnet werden können.
Besser wäre eine so strukturierte Tabelle, wie sie ab Spalte F des gleichen Arbeitsblattes zu finden ist:
Wir erzeugen die zweite Tabelle aus der ersten mit nur einer einzigen Formel mit zwei Bestandteilen, den Funktionen ZUZEILE und ZEILENUMBRUCH, die seit kurzem in Excel 365 verfügbar sind.
Zunächst geben sie in F1 die Formel
=ZUZEILE(A1:D51;1)
ein. Diese setzt sämtliche Zeilen des Bereichs A1:D51 (dies ist der gesamte Ausgangsbereich in unserem Beispiel) zu einer einzigen Zeile zusammen. Das zweite Argument der Funktion, der Parameter „1“, bewirkt, dass die entstehende Zeile nur aus den gefüllten Zellen erstellt wird. Leere Zellen werden ignoriert.
So sieht das Ergebnis aus:
Im zweiten Schritt muss die entstandene Zeile nach jeweils genau 6 Zellen umgebrochen werden, damit jeweils ein weiterer Datensatz entsteht. Dies erreicht man mit der Formel
ZEILENUMBRUCH()
Wir verschachteln die eben eingetragene Formel ZUZEILE() in sie hinein:
=ZEILENUMBRUCH(ZUZEILE(A1:D51;1);6)
Das zweite Argument „6“ gibt an, dass nach je 6 Zellen in die Folgezeile umgebrochen wird. Damit erschafft man die benötigte Listenstruktur für weitere Auswertungen.
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