Outlook: E-Mails vor Veränderungen schützen

Outlook E-Mails schützen
E-Mails schützen in Outlook. Foto: pexels.com

Ein Schreckbild: Ihre E-Mail wurde verändert. In Ihrem Namen wurde eine Nachricht in die Welt geschickt, die Sie in der Form nicht gesendet haben. Ein Empfänger oder eine Empfängerin kann böse Absichten haben, oder aus Versehen etwas entfernen. Eine E-Mail kann in falsche Hände geraten. In diesem Beitrag werden vier Methoden dargestellt, womit Sie möglicherweise Ihre Mails vor Veränderungen schützen können. Welche Methoden verfügbar und erlaubt sind, hängt von Ihrem Arbeitgeber ab.

Windows Rights Management Services (RMS)

Finden Sie zuerst heraus, ob Windows Rights Management Services (RMS) in Ihrer Organisation aktiviert worden ist. Erstellen Sie dazu in Outlook eine neue Nachricht und klicken Sie im Register Datei bei Informationen auf die Schaltfläche „Berechtigungen festlegen“.

Outlook - Mails schützen

Sehen Sie dort mehrere Optionen zur Einschränkung von Berechtigungen? Dann sollte RMS in Ihrer Organisation aktiv sein. Sehen Sie nur „Nicht weiterleiten“, so wie im Screenshot oben, klicken Sie dann darauf. Erscheint ein Angebot zur Anmeldung für Windows Informationsrechte-Dienste, dann ist RMS leider nicht aktiv.

Mit RMS werden E-Mails, aber auch andere Office-Dokumente, mit Nutzungsrechten belegt. Jede Organisation entscheidet für sich, welche Optionen sie über „Berechtigungen festlegen“ verfügbar stellt. Meistens ist es möglich, das Weiterleiten und Kopieren von E-Mails zu unterbinden. Beim Empfänger ist dann die Schaltfläche „Weiterleiten“ nicht anklickbar. Beim Versuch, einen Screenshot zu erzeugen, wird die Nachricht ausgeblendet. Somit gibt es kaum noch Wege, die Mail in veränderter Form zu verbreiten. RMS kann allerdings nicht verhindern, dass der Inhalt Ihrer Mail vom Bildschirm abgeschrieben oder abfotografiert wird.

Die Nachricht als Anlage verschicken

Ohne RMS ist nur ein einfacher Schutz möglich, vergleichbar mit dem Zumachen eines offenen Fensters. Keiner wird noch hereinstolpern, aber wer auf Raubzug ist, öffnet das Fenster relativ schnell. Die erste Möglichkeit ist das Verschicken Ihrer Nachricht als geschützte Anlage bei einer E-Mail. Eine PDF-Datei ist dafür die beste Lösung. Sie brauchen aber Adobe Acrobat um das Drucken und Kopieren der Inhalte zu unterbinden. Eine Word-Datei kann man als „abgeschlossen“ kennzeichnen und mit einem Kennwort vor Bearbeitung schützen. Falls ein Zertifikat vorhanden ist, kann zusätzlich eine digitale Signatur gesetzt werden.

Outlook - Mails schützen

Versehentliche Änderungen lassen sich so verhindern. Wer will, kann aber den gesamten Inhalt des „geschützten“ Dokuments einfach in die Zwischenablage kopieren und in Outlook benutzen!

Die Nachricht als Screenshot verschicken

Eine weitere Möglichkeit ist das Einfügen eines Screenshots Ihrer Nachricht in eine E-Mail. Nutzen Sie zum Erzeugen des Screenshots am besten das Snipping Tool. Das finden Sie im Windows-Startmenü, unter „Alle Programme“, dann unter „Zubehör“.

Outlook - Mails schützen

Die Nachricht kann jetzt nicht mehr direkt verändert werden. Nur kann jeder, der die Texterkennungsfunktion (OCR) in Programmen wie OneNote oder Adobe Acrobat zu benutzen weiß, kann das Bild in Sekunden wieder in editierbaren Text umwandeln.

Digitale Signatur und Verschlüsselung

Bösewichte im Netz versuchen manchmal, E-Mails unterwegs zu verändern und dem Empfänger eine veränderte Nachricht anzubieten. Mit einer digitalen Signatur lässt sich überprüfen, ob dies der Fall sein könnte. Durch Verschlüsselung verhindern Sie, dass Dritte die Mail überhaupt lesen können. Um diese Funktionen zu verwenden, brauchen Sie ein persönliches Zertifikat, ausgestellt von einer unabhängigen Instanz. Genaue Instruktionen erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber.

Outlook - Mails schützen

Ist das Zertifikat einmal in Outlook importiert worden, können Sie jedem signierte Mails schicken. Sieht der Empfänger in der Mail eine kleine, rote Rosette, dann weiß er, dass die E-Mail tatsächlich von Ihnen stammt und unverändert ist. Das Verschlüsseln von E-Mails funktioniert erst nach einem Zertifikatsaustausch mit dem Empfänger.

Weitere Tipps zum Arbeiten mit Outlook erhalten Sie in unserem Outlook-Seminar. Wir freuen uns auf Sie!

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