Outlook unterstützt Sie bei der Planung von Terminen und Aufgaben. Im Unterschied zu Terminen haben Aufgaben ein Fälligkeitsdatum. Beim Anlegen einer Aufgabe in Outlook steht oft noch nicht fest, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit Sie diese Aufgabe erledigen werden. Manche Aufgaben lassen sich auch nicht auf einmal, sondern nur in mehreren zeitlich versetzten Arbeitsschritten erledigen. Reservieren Sie in Ihrem Kalender Termine für die Erledigung Ihrer Aufgaben – „Termine mit sich selbst“ nannte das der Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Begeben Sie sich in Ihrem Kalender zu dem Tag, an dem Sie planen, an der Aufgabe zu arbeiten. Wählen Sie die Ansicht „Klassisch“ aus. Damit sehen Sie auch in der Kalenderansicht den Aufgabenbereich
.
Ziehen die entsprechende Aufgabe aus dem Aufgabenbereich mit der rechten Maustaste in den Kalender und schieben Sie den Eintrag am gewünschten Tag und auf die gewünschte Zeit.Wählen Sie den Eintrag „Hierher kopieren als Termin mit Verknüpfung“ aus.
Passen Sie gegebenenfalls noch die Dauer des Eintrags an. Dazu klicken Sie einfach den Eintrag an und ziehen Sie an der unteren Markierung.
Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft wie Sie Zeiträume zur Erledigung dieser Aufgabe brauchen.
Öffnen Sie diese Kalendereinträge, finden Sie im Eingabebereich das Symbol mit der Verknüpfung zur Aufgabe. Klicken Sie doppelt darauf und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Jetzt werden Sie zur entsprechenden Aufgabe geführt.
Weitere Tipps für Ihr Zeitmanagement erhalten Sie in unserem Seminar „Zeitmanagement mit Outlook„. Wir freuen uns auf Sie!
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