Outlook kann Sie umfassend bei der Planung Ihrer Termine und Aufgaben unterstützen. Beim Anlegen einer Aufgabe in Outlook steht oft noch nicht fest, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit Sie diese Aufgabe erledigen werden. Außerdem lassen sich manche Aufgaben nicht auf einmal, sondern nur in mehreren zeitlich versetzten Arbeitsschritten erledigen. Reservieren Sie daher in Ihrem Kalender Termine für die Erledigung Ihrer Aufgaben – „Termine mit sich selbst“ nannte das der Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert.
So funktioniert es:
Zuerst stellen Sie Ihre Ansicht in Outlook so ein, dass Ihre Aufgaben auch im Kalenderbereich angezeigt werden. Öffnen Sie dafür Ihren Kalender in Outlook und gehen auf den Reiter „Ansicht“ in der oberen Leiste. Klicken Sie dort auf die „Tägliche Aufgabenliste“ und wählen Sie „Normal“ aus. Nun werden Ihnen unterhalb des Kalenders Ihre Aufgaben angezeigt.
Ziehen Sie nun die entsprechende Aufgabe aus dem Aufgabenbereich mit der rechten Maustaste in den Kalender und schieben Sie den Eintrag am gewünschten Tag und auf die gewünschte Zeit. Wählen Sie den Eintrag „Hierher kopieren als Termin mit Anlage“ aus.
Passen Sie gegebenenfalls noch die Dauer des Eintrags an. Dazu klicken Sie einfach den Eintrag an und ziehen Sie an der unteren Markierung. Alternativ öffnen Sie den Termin und nehmen dort die erforderlichen Anpassungen durch.
Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, wie Sie Zeiträume zur Erledigung dieser Aufgabe brauchen.
Öffnen Sie diese Kalendereinträge, finden Sie die Aufgabe als angehängte Datei. Mit einem Doppelklick gelangen Sie nun aus dem Termin wieder direkt zu Ihrer Aufgabe und können diese gegebenenfalls anpassen.
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